Choisir le téléphone ou l'email pour un premier contact

    choisir-le-telephone-ou-l-email-pour-un-1er-contact.jpgComment répondre aux différentes sollicitations reçues pour votre location de vacances ?

    Est-il plus judicieux de les traiter par email ou par téléphone ?

     

    Généralement, deux cas de figures se présentent : votre locataire potentiel vous contacte soit directement par téléphone, soit par email en remplissant le formulaire contact de votre annonce.

     

     

     

     

    1. Le vacancier vous contacte directement par téléphone

    Vous pourrez directement échanger avec votre interlocuteur sur les principaux éléments d’information, à savoir les dates de disponibilité, les tarifs, les principales clauses du contrat, la situation géographique et les services de proximité, etc.

     

    2. Le vacancier vous contacte par email : comment lui répondre ?

    Dans un premier temps vous pourriez répondre par email notamment pour vous permettre de classer vos réponses. N’hésitez pas à indiquer votre disponibilité pour tout renseignement complémentaire et précisez bien entendu votre numéro de téléphone et éventuellement les horaires auxquels vous êtes plus facilement joignable selon vos activités.

     

    Bien que tout puisse être organisé par messagerie électronique interposée, une conversation téléphonique est toujours une bonne idée. Vous pourrez plus facilement demander à vos futurs locataires s’ils ont prévu de recevoir des invités, s’ils ont des animaux de compagnie, des enfants et leur préciser quelques-unes de vos conditions comme le caractère non fumeur de votre logement par exemple ou les modalités de réservation et de paiement.

     

    De plus, une conversation téléphonique sera pour vous un premier moyen d’écarter les fraudeurs. Vous pourrez en apprendre davantage sur vos hôtes, âge moyen, raisons du voyage…, et surtout, établir une relation de confiance. Après tout, ne perdez pas de vue que vous allez procéder à une location à distance. Il est important pour les futurs locataires de pouvoir mettre sinon un visage, au moins une voix sur la propriété sélectionnée. A vous donc de montrer votre sérieux en leur apportant des réponses claires et concises.

     

    En répondant par email à une première sollicitation, vous pouvez aussi prendre les devants et soit proposer un rendez-vous téléphonique soit rappeler votre correspondant pour répondre de vive voix à ses questions.

     

    Par ailleurs, une conversation téléphonique peut parfois accélérer la transaction. Vous éviterez ainsi les délais d’échanges d’email et vous vous accorderez directement sur les disponibilités, les tarifs, le mode de règlement en une seule fois ! Petit conseil : tout comme si vous animiez une réunion, veillez à toujours rester dans le sujet pour éviter les conversations interminables. Au besoin, préparez sur une feuille une liste de sujets que vous souhaitez aborder avec votre interlocuteur.

     

    A chacun son mode d’organisation, gérez vos réponses par email si ce mode de communication vous convient davantage, mais gardez à l’esprit qu’un coup de téléphone est toujours bienvenu et peut être déterminant !